Procedury, umowy i zlecenia stosowane w firmie spedycyjnej

Doświadczenie w pracy z firmami spedycyjnymi pozwala na dokonanie oceny,    że nie wszyscy spedytorzy dysponują odpowiednią wiedzą, pozwalającą na dokonanie oceny ich odpowiedzialności w związku z wykonywaną działalnością.

Ma to również przełożenie na procedury stosowane w firmach spedycyjnych, które niedostatecznie chronią spedytorów i powodują realne zagrożenie dla ich interesu.

Pierwszym zagrożeniem jest wadliwe zlecenie otrzymywane przez spedytora. Większość zleceń, choć nazwanych „zleceniami spedycyjnymi” nie określają charakteru zawieranej umowy. Praktycznie niczym nie różnią się od „zleceń transportowych”, gdyż ich treść jest podobna.

Sugestia:    

zadbajmy o to, aby w zleceniach było wyraźnie określone, że nasz zleceniodawca zleca nam zorganizowanie przewozu lub transportu.

Drugim zagrożeniem jest określanie w takim zleceniu wynagrodzenie za przewóz lub fracht. Przy braku określenia charakteru umowy, taki zapis może spowodo-wać, że spedytor będzie uznany za przewoźnika (nawet umownego) a to ma duży wpływ na jego odpowiedzialność.

Sugestia:    

unikajmy zapisów w zleceniach spedycyjnych frach lub przewóz – można użyć po prostu stwierdzenia „wynagrodzenie za usługę” – z samego zlecenia będzie wiadomo, o jaką usługę chodzi.

Trzecim zagrożeniem jest brak zleceń lub lakoniczne potwierdzenia przesyłane mailem lub faksem. I choć brak umowy nie wpływa na jej istnienie, jej brak przy szkodzie lub sporze może spowodować dość spore trudności dowodowe – niektóre zakłady ubezpieczeń żądają, aby zlecenia były na piśmie.

Sugestia:    

bez względu na wszystko starajmy się wprowadzić procedury umożliwiające udokumentowanie istnienia zawieranych umów.

Czwartym zagrożeniem jest brak analizy dokumentacji transportowej lub niewłaściwe wnioski z jej lektury. Okazuje się i to dość często, że niektórzy zleceniodawcy wpisują spedytora w poz. 16 listu przewozowego CMR od samego początku współpracy. Negatywne skutki są zauważone dopiero po zaistnieniu jednej lub kilku szkód.

Sugestia:    

zadbajmy o to, aby nasz kontrahent miał świadomość, że jesteśmy spedytorem  i jaką pełnimy rolę w procesie przewozu towarów.

Piątym zagrożeniem jest nie do końca właściwy dobór podwykonawców (przewoźników). Zamieszczanie na giełdach transportowych ofert niesie za sobą ryzyko udzielenia zlecenia przewozu przewoźnikowi-oszustowi. Jedna taka szkoda z udziałem przewoźnika-oszusta na 100 tys. euro skonsumuje efekt nawet kilkuletniej pracy. Takie szkody nierzadko się zdarzają.

Sugestia:    

korzystajmy z usług zaufanych i sprawdzonych przewoźników, unikajmy umów    z przewoźnikami na siłę oferującymi nam swoje usługi lub co do których mamy wątpliwości.

W tej części artykułu podałem zaledwie pięć zagrożeń wynikających ze stosowania przez spedytora niewłaściwych procedur. Wszystkie przykłady mogą stanowić poważne zagrożenie dla interesu spedytora po zaistnieniu szkody - dla własnego bezpieczeństwa warto więc zadbać o właściwe procedury.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykułach zamieszczonych w zakładce "Publikacje".